Satın Almacı Gözüyle Maliyetleri Düşürme

WES Organizasyon Teoman ve Ömer Beylerden; “”Cost Reduction / İşletme Çapında Maliyet Düşüren ve Verim Artıran Teknikler” ana teması ile bir zirve planlıyoruz.” sizler de bu etkinlikte yer almak istermisiniz ? şeklinde bir mail aldığımda çok heyecanlanmıştım. Sonunu düşünen kahraman olamaz iç güdüsüyle hemen bu daveti kabul ettim.

Sayılı zaman çabuk geçti, o büyük gün geldi çattı. Hem sunumda anlatmak istediklerimin bir ön çalışmasını yapmak hem de sunumun içeriğini ilgililerle paylaşmak adına blogumda yayımlamak istedim. Bu vesile ile çift haneli rakamlara henüz ulaşamamış günlük ziyaretçi ve toplam takipçi sayımı arttırabilmeyi de umut etmiyor değilim:)

Umarım iki bölümde planladığım sunum yarın arzuladığım etkiyi yaratır. Çünkü asıl vermek istediğim mesaj örneklerini verdiğim tasarruf projeleri değil, o tasarruf projelerinin oluşabilmesi için gerekli olan iş ortamının, iş yeri kültürünün inşa edilebilmesine katkı da bulunmak.

Konfor alanlarının hülyalı büyüsüne kapılmamış, sürekli iyileştirmeyi düstur edinmiş, yanlış yapmaktan korkulmayan, fikirlerin cesurca dile getirildiği, yeniliklerin desteklendiği, başımıza sürekli yeni icatlar çıkartıldığı bir iş ortamı kültürü yaratamazsak yapılan tasarruflar da günü kurtarmaktan öteye geçemeyecektir.

Başlığı özellikle satın almacı gözüyle maliyetleri düşürme şeklinde koydum. Çünkü değer zincirinin her halkasında, her halkanın her atomunda bir maliyet düşürme fırsatı gizli, insan kaynaklarından, kalite kontrole, üretim planlamadan, finansa, araştırma geliştirmeden, pazarlamaya burada adını sayamayacağım her noktada bir iyileştirme ve maliyet düşürme fırsatı var, bu sebeple konuyu biraz daha daraltıp satın alma gözüyle maliyet azaltma şeklinde özele inmek istedim.

İşte yarın gerçekleştireceğim sunumun slaytları ve kısaca anlatmak istediklerim, umarım keyif alırsınız.

Ben kim miyim ? Ortadaki ailem eşim, kızım, oğlum ve ben, sağdaki sütün okullarım, son mezuniyetim Turizm rehberliği bölümünden bu sebepledir ki ortadaki fotoda Çatalhöyük var:) üste hobilerim, fotoğraf çekmek, basketbol oynamak, kitap okumak ve blog yazmak en başlıları, en sağda profesyonel olarak çalıştığım kurumları görebilirsiniz. En alttakiler mi ? Onlar benim bir şekilde içinde bulunduğum girişimlerim, kitapindirim battı:(, e-aile battı, bigdipper(e-akin) battı, donadam battı, archeo çok su aldı ama şükür henüz batmadı:), Galata Sourcing bakalım bize neler getirecek ? Ünlü yazar Tolstoy’un Mutlu aileler birbirine benzerler, her mutsuz aileninse kendine özgü bir mutsuzluğu vardır dediği gibi batmayan şirketler birbirine benzer ama her batan şirketin kendine özgü bir hikayesi vardır diyerek, bu başarısız olmuş girişimlerin hikayesini başka bir yazıya, etkinliğe bırakıyorum.

Şüphesiz ki bu hayatta tasarruf edilecek en değerli varlık zamandır.

Bu slayt ile başlayan ve devam eden üç slaytta vermek istediğim mesaj çok net, eğer insanlar çarkların arasında eziliyorlarsa, kendilerini güvende hissetmiyorlarsa, her gün kaldıramayacakları çoklukta rütin katmadeğersiz işlerde boğuluyorlarsa onlardan iyileştirme ya da tasarruf projeleri çıkartmalarını beklemek hayalcilik olur.

Öncelikle çalıştığımız ortamı iyileştirmemiz gerekiyor ki oradaki tohumlar yeşerebilsinler, eğer iş yeri kültürümüzü Toyota kültürünün mimarlarından Taiichi Ohno nun dediği gibi düşünülecek, keyif alınacak, icat çıkarılacak bir kültüre dönüştüremezsek. Maalesef doğal seleksiyon sonucu ya hazin son ile karşılaşır ya da en iyi ihtimal ile piramidin en altında üstekilerin çamura bulanmaması için birer basamak oluruz.

Eğer kişiler, şirketler ya da ülke olarak daha iyiye doğru ilerlemek istiyorsak hata yapma korkusu ile eyleme geçmemekten kurtulmamız gerekiyor. Sadece konfor alanlarının cazibesi değil hata yapma korkusu bir çok kişinin harekete geçmesindeki en büyük engeli oluşturuyor. Oysaki tasarruf etmek, bir şeyleri iyileştirmek için öncelikle eyleme geçmek gerekiyor. Eyleme geçebilmek için de insanların önce öz güvene sonra da güven ortamına ihtiyacı var. Günümüz işletmelerinde maalesef öz güveni zedeleme üzerine kurulu statükocu bir düzen hakim, aşılmayı bekleyen önümüzdeki en büyük engel budur dersek çok da yanılmayız.

Bir satın almacıyı benzetirken kullanmayı en çok sevdiğim kavram kalecilik, sadece kendim kaleci olduğu için bu benzetmeyi yapmıyorum. Satıştaki arkadaşlarım kızacak ama genelde satın almacı kaleci gibidir derler 90 dakika boyunca iyi oynasın hiç gol yemesin ama 90 +3 üncü dakikada bir gol yesin hemen fatura ona kesilir, bir kaleci her zaman kusursuz ve hatasız oynamalıdır. Oysaki satışçı öyle mi ? 90 dakika boyunca onlarca gol kaçırsın ama 90 + 3 üncü dakikada atacağı gol ile kahraman olur. Bu benzetme satın almacıların gönüllerine su serpmek içindi. Aslında kaleci benzetmemdeki amaç iyi bir satın almacının oyunu okuyabilmesi ve ona göre pozisyon almasıdır. Eğer oyunu doğru okur ve doğru pozisyonu alır yani eyleme geçersen top gelir senin popona çarpar hiçbir şey yapmadan golü poponla bile kurtarmış olursun.

Tüm ticari işletmeler için en hayati görev hem kendi iştirakleri ile ilgili hem de büyük resimdeki tüm makro, mikro değişimleri takip etmektir bu sadece patronun ya da CEO’nun görevi değildir, değer zincirindeki her bileşen bunu ana görevlerinden biri yapmalıdır.

Ocak ayının sonlarıydı, Covid19 belası Çin’de patlak vermiş, bütün dünya kendilerine bu illetin hiç bir zaman uğramayacağı yanılgısı içerisinde Çin’i takip ediyor ancak buram buram gelen kriz hususunda kıllarını kıpırdatmıyordu. Bu gelişmeleri görebilme basiretine sahip azınlığı tebrik edip, bu genellemeden ayrı tutuyorum. Biz de o gaflet içerisinde rutin işlerimize devam ediyorduk bu bağlamda bizi ziyarete gelen Güney Koreli bi tedarikçimiz normalde kültürleri gereği hiç yapmayacakları şekilde üst yönetimden gelen telefonlarla izin isteyip toplantıyı iki kere bölmüştü. Alışık olunmayan bu durumun sebebini sorduğumda Covid19 sebebi ile acil durum ilan edildiğini, şirket olarak alacakları aksiyonlar sebebi ile üst yönetim ile sürekli istişare ettiklerini, sanılanın aksine sadece Çin’i değil tüm dünyayı tehdit edebilecek bir durum ile karşılaşabileceğimizi söyledi.

Ülkemizde olayın vehameti Mart ayında ancak anlaşılacaktı ancak biz işaretleri almış planlama departmanımız ile birlikte kritik hammaddelerin emniyet stoklarını yükseltmiş, siparişlerimizi önce çekmeye başlamıştık. Bu kritik hamle hem bazı hammadde artışlarından etkilenmememizi hem de daha önemlisi tedarik zincirinin güvenli bir şekilde sağlanarak üretimlerin aksamamasını sağladı.

Karar vericilerin dikkat etmesi gereken en kritik noktalardan biri de karar verirken resmin bütününü dikkate alıp almadıklarını sorgulamalarıdır. İlk başta tasarruf gibi görünen kararlar daha sonra çok daha büyük maliyetlere sebebiyet verebilir. Vehbi Koç’a atfedilen ucuza alacak kadar zengin değilim sözü de tam bu noktaya işaret eder. Elastik kulak tasarruf projesi bu anlamda çok güzel bir örnektir. Üretim hatlarının verimliliğini ve üretilen ürünlerin kalitesizlik maliyetini net olarak görmeden sadece satın alma fiyatlarına bakarak verilen bir karar işletmeye büyük zararlar verebilir.

İşte en sevdiğim tasarruf projelerinden birisi, içerisinde teknoloji var, uzun süreli iş birlikteliği var sadece finansal anlamda değil operasyonel anlamda da bir iyileştirme var, e daha ne olsun:)

Normalde işletme ihtiyaç durumuna göre düzenli olarak sipariş geçiyor ve kendi tanklarında 500-600 Ton stok tutuyor, stok azaldığında kontrol edip tekrardan sipariş geçiyor. Modelimizde ise işletme ile tedarikçisi uzun dönemli bir anlaşma yapıyor ve kendi stok tanklarını tedarikçiye kiralıyor, yetmiyor tedarikçi teknolojiyi de kullanarak tank stok seviyesini ölçen IoT cihazları ile, stok seviyesi kritik stoğun altına düşer düşmez kendisi gerekli miktarı teslim ediyor. Burada işletme hem operasyonel sipariş yükünden kurtuluyor hem de envanterini ciddi oranda azaltıyor hem de ödeme vadesi ortalamada 30 gün kadar uzuyor.

Bir başka sevdiğim model milleştirme modeli, keşke özellikle teknoloji ve hammadde alanında ülkemiz daha rekabetçi daha güçlü olsa da bu modelden örnekleri çoğaltabilesek. Bu örneğimizde aslında tasarruftan daha da güzel bir çıktımız var aslında, hikayeyi başa saracak olursak henüz çiçeği burnumda bir kaç girişimci bir araya gelerek ülkemizin en fazla ithal ettiği ürünlerin analizini yapıyorlar daha sonra giriş bariyeri düşük ancak görece rekabetin az olduğu alanları inceliyorlar ve ekstrakt alanını kendilerine hedef alan olarak belirliyorlar. Daha sonrasında başlıyorlar potansiyel müşterilerinin kapısını çalmaya, çoğu kapı onlara hiç açılmıyor çünkü konfor alanının sıcak alanına kapılmış, yanlış yapmaktan korkan ya da operasyonel yüklerin altında ezilip onlara görüşme zamanı ayarlayamayan insalarla dolu çoğu yer. Neyse ki şanslılar bize rastladırlar, biz de onlara güvendik, kalite denetimleri, bir takım iyileştirmeler, geliştirmeler sonucunda birlikte çok büyük bir projeye imza attık. Bu projenin çıktıları hem operasyonel mükemmellik hem ciddi tasarruf hem de milli bir üreticinin doğmasına sebebiyet verdi.

Satın almanın en zor alanıdır, endirekt satınalma genelde iç müşteriniz ne istediğini bilmez, bilir belki ama anlatamaz, anlatsa da senin bulduğun çözümü bir türlü beğenmez. Bu alanda yapılan tasarruflar bir sinerjinin, iş birlikteliğinin, karşılıklı anlayışın ürünüdür çoğu zaman işte tam da bu sebeple çok daha değerlidirler.

Tasarruf önemli bir olgu, hedef , performans göstergesi, terfi sebebi ya da ötesi ama burada çok önemli bir sorunsal var o da kime göre tasarruf kime göre tasarruf değil , ne kadar tasarruf , nasıl ölçeceğiz neyi referans alacağız. Bunun üzerinde her işletme her yönetici her çalışan kafa yormalı ve kendilerine özgü bir model belirleyip onun üzerinde antat kalmalıdır. Yoksa satınalma tasarruf değer, CFO zam değer, patron cebimden çıkan paradan tasarruf mu olur der der de der. Biz burada 10 farklı senaryo belirledik ve bu senaryoları SAP ile entegre ettik. Her satınalma siparişi oluşturulurken satın alma fiyatı ve varsa referans fiyatı yazılıyor ikisi arasındaki farkı sistem miktar ile çarparak tasarruf tutarını hesaplıyor. Sonra hangi modele göre ne kadar tasarruf yapılmış sistemsel olarak görülebiliyor. Şeffaf manipilasyondan sıyrılmış, raporlanabilir bir sistem.

Dünyada dönüşüm hız kesmiyor, birileri bir yerlerde transhumanist parti kurup başkanlık için aday olurken, birileri insan sonrası hayatın öncüleri olarak vücudlarına abuk sabuk cihazlar entegre ederken, birileri nanoteknoloji, malzeme bilimi ve yazılımların gücüyle doğamızı değiştirirken.

Birileri de değerli dostum yazar Onur Önel’in kitabında dediği gibi en ilkel insan dürtülerinin peşinde kendi küçük dünyasında oyunlar oynuyor. Kendimizi şımartalım ve kendimize düşünmek için zaman ayıralım.